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        1. 原創微信

          倍特人兒竟然有這樣的秘密?!

          2020-11-12 14:30:36 admin 183

          倍特的秘密

          與其說倍特優秀,不如說倍特人兒優秀,這優秀的背后是否存在特別的秘密吶,今日我們一起去挖掘一下。如果說優秀的背后是工作效率的高效支撐,高效工作的背后又是什么那?

          我想......

          這也許就是答案 




          倍特人兒的桌面


          1.jpg


          你的桌面


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          如此對比,你是不是也發現了差距?其實問題就出在這里,每天面對雜亂的電腦桌面,工作效率當然不會高,不過沒關系,只要認清我們現在整理文件所存在的問題,一切都來得及。

          整理文件主要面臨的問題分4種

          1

          文件層級太深

          比如說一個銷售數據 Excel 文件存放在「D 盤 – 2017 年 – 大靈通項目 – 西大街門店 – 月報表」這個目錄下,看上去一層一層很清晰對吧?但除非你是處女座,否則會很快失去耐心,隨便一放就算了。


          2

          按文件類型整理歸檔

          Windows 操作系統默認的分類是:我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類適合個人電腦,而不是工作電腦。工作電腦里可能 90% 的文件都在「我的文檔」里面,所以這樣分類就失去了意義。

          3

          一個文件有多個版本

          你要找一個「2016 工作總結.doc」文件,通過文件搜索發現桌面有 1 個、D 盤有 1 個、郵箱附件還有 1 個,那么問題來了:到底哪一個才是最終版本呢?難道要比較最后修改日期?累死了!

          4

          很多文件都放在電腦里

          從微信、郵件附件、QQ、釘釘等各種渠道收到的文件因為還不知道怎么歸類,或者要進行下一步的處理,所以都放到桌面??墒峭蝗浑娔X無法啟動了,技術支持部門的人說要格式化 C 盤重裝系統,這一下就悲劇了,因為桌面文件夾恰好就在 C 盤,崩潰 ing。

          3.jpg




          看到這里吶,倍特人兒建議大家還是養成幾個整理電腦文件的好習慣,讓我們工作的時候心情更好一點,效率更高一點!

          1

          橫向分類,運用MECE原則

          工作性質不同分類的方式也不一樣,比如

          按客戶分

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          按項目分

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          但這都要遵循一個原則:MECE原則,這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書里提到的分類原則。

          MECE,是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互獨立,完全窮盡」。也就是對于一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,而且能夠藉此有效把握問題的核心,并解決問題的方法。

          比如對這個世界上的人進行分類:

          無重復,有遺漏:

          老年人+中年人+青年人,遺漏了小孩、嬰兒等

          有遺漏,有重復:

          成年人+男人,遺漏了小女孩,而且成年人中包含了男人

          有遺漏,有重復:

          男性+女性+小孩,男性包含了小男孩,女性包含了小女孩

          無遺漏,無重復:

          男性+女性

          電腦整理.jpg


          嘗試使用MECE原則,你可以試著用筆紙先對文件夾進行分類,然后再開始整理。

          2

          建立行動導向的桌面文件夾

          了解了文件的分類方法,那么電腦桌面要放些什么?那些 QQ、微信、釘釘、郵件里的臨時文件存放到哪?每一個文件的背后實際上就代表著一件待辦事項,比如說財務預算表,其實代表著「審核一下預算是否合適」這件事,所以我建議在桌面建立三個文件夾,你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的:

          Inbox:各個渠道來的臨時文件,或者需要處理還未處理的文件,都放到 Inbox 文件夾里,每天下班前清理一次這個文件夾,當開始著手處理這件事時,就挪到「進行中」文件夾;

          進行中:正在修改、正在回復、等待反饋結果的文件,都放在這個文件夾,完成后,就放入「歸檔」文件夾;

          歸檔快捷方式:通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」,把解決掉的文件歸檔到相關目錄下。

          7.jpg

          其實我們不是在整理文件,也不是整理桌面,是在整理心情。

          想象一下,一上班,打開電腦,看到亂糟糟的電腦桌面,你是什么樣的心情?

          反之,一打開電腦看見的是干凈整潔的桌面,那又是什么心情呢?整理衣柜、收拾家里也會有同樣的效果,所以倍特建議大家有空的時候把自己的生活、工作環境都整理一下。




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